HP CS Kami 0852.25.88.77.47(WhatApp) email:IDTesis@gmail.com BBM:5E1D5370

Implementasi Enterprise Resources Planning System dan Peran Akuntan

Jurnal SNA 14 : Motivasi Implementasi Enterprise Resources Planning System dan Perubahan Peran Akuntan Manajemen: Studi Kualitatif

1. PENDAHULUAN

Ekonomi dan bisnis tidak dapat dilepaskan keterkaitannya dengan akuntansi, hal ini berkaitan dengan tujuan utama dari akuntansi yaitu untuk menghasilkan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan (Williams et al.2008). Lebih lanjut, informasi akuntansi diharapkan juga dapat membantu dunia bisnis dalam pembuatan perencanaan strategis jangka panjang. Dalam perkembangannya, dunia ekonomi dinilai merupakan integrasi dari ekonomi dan sosial, dimana jarak antara realita, sektor keuangan dengan faktor teknologi menjadi sangat dekat (Moloiner et al.2004).

LOGOSEMINARNASIONALPOLBAN Implementasi Enterprise Resources Planning System dan Peran Akuntan

Perkembangan teknologi dinilai juga mempengaruhi banyak profesi termasuk bagaimana mereka menjalankan fungsinya. Di bidang akuntansi, beberapa fungsi seperti proses pengumpulan, pengukuran, penyimpanan dan analisis terhadap data transaksi dapat dengan mudah digantikan oleh teknologi. Selain itu, teknologi informasi dapat membantu pembuatan perencanaan dan strategi bisnis yang lebih baik, dapat memahami implikasi bisnis yang rumit, mampu meningkatkan keunggulan kompetitif bisnis secara global serta kecepatan dalam proses pengolahan data. Sistem pemrosesan informasi akuntansi berbasis komputer banyak ditawarkan dengan tujuan memberikan kemudahan bagi para akuntan untuk menghasilkan informasi yang dapat dipercaya, relevan, tepat waktu, lengkap, dapat dipahami dan teruji (Maharsi, 2000). Keterkaitan teknologi dengan profesi akuntan juga dapat dilihat dengan dikeluarkannya spesialisasi sertifikat baru oleh AICPA yaitu Certified Information Technology Profesional (CITP). CITP mengidentifikasikan para CPA yang memiliki pengetahuan luas dalam bidang teknologi informasi, dapat digunakan dalam berbagai organisasi untuk mencapai tujuan bisnis mereka. CITP mencerminkan pengakuan AICPA atas pentingnya teknologi atau sistem informasi dan hubungannya dengan akuntansi (Pravitasari, 2008).

Salah satu produk teknologi informasi yang memiliki peranan dalam mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan adalah Enterprise Resource Planning (ERP). Meskipun investasi atas ERP ini dinilai cukup tinggi dan tingkat keberhasilannya juga masih rendah, akan tetapi ERP dipandang dapat meningkatkan kualitas pengolahan informasi sehingga mempengaruhi kualitas manajemen terkait dengan operasi bisnis. ERP mempunyai kemampuan dalam menyederhanakan proses transaksi bisnis, menghilangkan kerja yang hanya sedikit memberikan nilai tambah atau bahkan tidak ada, sekaligus meningkatkan layanan pelanggan (Gibbs, 1997).

Dengan penerapan ERP pada perusahaan, maka beberapa fungsi sehari–hari yang biasa dikerjakan oleh akuntan manajemen dapat digantikan dengan perangkat lunak, sehingga menimbulkan pertanyaan apakah fungsi akuntan manajemen kemudian akan terancam dan digantikan dengan kemampuan teknologi.

Penelitian Caglio (2002) menyebutkan telah terdapat beberapa perdebatan yang melibatkan praktisi dan anggota profesional menyaksikan fakta bahwa telah terjadi perubahan pandangan tradisional akuntan sebagai akibat dari sistem informasi yang terintegrasi seperti ERP. Perdebatan peranan akuntan pada satu sisi menyebutkan bahwa ERP telah membawa penyebaran pengetahuan akuntansi pada seluruh divisi dalam organisasi sehingga peranan akuntan dapat dengan mudah dipindahtangankan kepada non-akuntan. Pada sisi yang lain menyebutkan bahwa dengan ERP profesi akuntan justru dapat mengembangkan peranan yang jauh lebih luas daripada sekedar mengumpulkan data. Karena dengan penerapan ERP tugas rutinitas sehari-hari yang biasanya dikerjakan akuntan dapat dieliminasi. Menurut Scapens et al. (1996) integrasi ERP memberikan peluang sekaligus ancaman bagi akuntan manajemen, keuntungan utama akuntan adalah keahlian keuangan mereka, akan tetapi keuntungan ini dapat hilang jika akuntan tidak menyadari potensi dari sistem ERP.

Penelitian ini bertujuan untuk memahami motivasi manajemen melakukan implementasi ERP dan perubahan peran akuntan manajemen sebagai dampak implementasi ERP tersebut. Penelitian ini dilakukan pada PT KLM, sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jasa hiburan (entertainment) dan restoran, yang memiliki 87 outlet dan tersebar diseluruh Indonesia. Penelitian dilakukan pada Kantor Pusat Surabaya dan Kantor Perwakilan Jakarta.

2. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian ERP

Perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning/ERP), adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Gelinas dan Dul (2008, 33) mendefinisikan ERP sebagai suatu sistem perangkat lunak yang dapat digunakan sebagai sistem utama untuk mendukung sistem perusahaan. ERP mengintegrasikan fungsi bisnis proses dan informasi dari semua departemen dalam organisasi seperti penjualan, penerimaan kas, pembelian, pengeluaran kas, sumber daya manusia, produksi dan pengiriman serta laporan termasuk diantaranya laporan keuangan, kedalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua departemen. ERP memecahkan dua hambatan fungsional tradisional dengan memfasilitasi pemakaian data bersama, arus informasi dan dengan memperkenalkan praktik- praktik bisnis umum diantara semua pemakai organisasi. Dengan menghasilkan informasi yang tepat waktu, ERP menjadi alat pendukung keputusan bagi pihak manajemen, sehingga peningkatkan kinerja serta dapat mencapai keunggulan dalam bersaing.

ERP mengubah sistem komunikasi tradisional perusahaan, dimana pada sistem tradisional, desain sistem terfragmentasi dan setiap sistem didesain sebagai solusi bagi masalah operasional khusus daripada sebagai bagian dari strategi perusahaan secara keseluruhan (Hall 2002, 115). Sistem ERP mendukung suatu aliran informasi yang lancar sepanjang organisasi menyediakan suatu lingkungan yang distandarisasi untuk proses bisnis suatu perusahaan dan database operasional umum yang mendukung komunikasi.

2.2 Aplikasi Utama ERP

Fungsionalitas ERP terdiri dari dua aplikasi umum yaitu aplikasi inti dan aplikasi analisis bisnis. Aplikasi inti adalah aplikasi yang secara operasi mendukung aktivitas sehari-hari dari bisnis. Jika aplikasi ini gagal, bisnis pun ikut gagal. Aplikasi inti khusus akan meliputi tetapi tidak terbatas pada penjualan dan distribusi, perencanaan bisnis, perencanaan produksi, kontrol shop floor dan logistik. Aplikasi ini disebut juga aplikasi on line transaction processing (Hall, 2002)

Kesuksesan aplikasi analisis bisnis terpusat pada fungsinya sebagai gudang data. Sebuah gudang data (data warehouse) adalah sebuah database yang dibentuk untuk pencarian, perolehan kembali secara tepat, pertanyaan khusus, dan kemudahan penggunaan (Hall,2002). Pengertian gudang data sendiri adalah basis data yang dibuat untuk dapat melayani pencarian secara cepat, penarikan, permintaan khusus dan kemudahan dalam penggunaan. Data biasanya diekstraksi secara berkala dari basis data operasional atau layanan informasi publik. Sebuah sistem ERP dapat ada tanpa memiliki suatu gudang data, demikian pula organisasi yang tidak mengimplementasikan suatu ERP mungkin menggunakan gudang data, organisasi yang serius dengan keunggulan akan bersaing akan menggunakan keduanya.

2.3 Konfigurasi Sistem ERP

Kebanyakan sistem ERP berdasarkan model klien-server, secara singkat model klien- server adalah suatu bentuk dari topologi jaringan dimana komputer atau terminal pengguna (klien) mengakses program ERP dan data melalui suatu komputer host yang dinamakan server. Sementara server mungkin terpusat, klien biasanya berlokasi pada berbagai lokasi diseluruh perusahaan. Dua arsitektur dasar terdiri atas model dua tingkat dan model tiga tingkat ( Hall, 2002). Model dua tingkat (Two-Tier Model ), server menangani baik aplikasi dan kewajiban database. Komputer klien bertanggung jawab untuk menyajikan data kepada klien dan menyampaikan masukan (input) klien kembali kepada server, pendekatan ini biasanya digunakan pada suatu populasi klien yang relatif kecil. Fungsi database dan aplikasi dipisahkan dalam model tiga tingkat (Three-Tier Model ), biasanya pada sistem ERP besar yang menggunakan jaringan area luas (Wide Area Network – WANs) untuk konektivitas diantara pengguna. Memenuhi permintaan klien memerlukan dua atu lebih sambungan jaringan. Pada awalnya, klien membentuk komunikasi dengan server aplikasi, server aplikasi tersebut kemudian memulai suatu hubungan kedua kepada database server.

2.4 Resiko Berhubungan dengan Implementasi ERP

Manfaat yang diperoleh dari sistem ERP sangat besar, akan tetapi organisasi tetap memiliki resiko dalam mengimplemetasikannya. Pada beberapa kasus, implementasi ERP justru menjadi faktor pemicu kebangrutan sebuah organisasi, oleh karena itu untuk mengimplementasikan ERP biasanya ada dua pendekatan yaitu, pendekatan Big Bang dan Phased-in. Metode Big-Bang adalah lebih ambisius dan berisiko dari keduanya. Organisasi yang mengambil pendekatan ini mencoba untuk mengalihkan operasi dari sistem warisan lamanya ke sistem baru dalam satu kejadian tunggal yang mengimplementasikan ERP melintasi seluruh perusahaan ( Hall, 2002). Sebaliknya, dalam metode phased in sistem ERP disebarkan dan dijalankan bersama dengan sistem warisan. Phased in sangat efisien dilaksanakan pada organisasi yang terdiversifikasi dimana unitnya tidak terbagi proses dan data umum. Dalam perusahaan jenis ini, sistem ERP independen dapat dipasang di setiap unit bisnis sepanjang waktu untuk mengakomodasi periode penyesuaian yang diperlukan untuk asimilasi. Proses dan data umum (seperti fungsi buku besar) umum dapat diintegrasikan sepanjang organisasi tanpa mengganggu operasi seluruh perusahaan.

2.5 Keuntungan dan Kendala Penerapan ERP

Integrasi data adalah kunci utama ERP, baik data keuangan, standarisasi proses operasi, informasi dan teknik komunikasi. Beberapa keuntungan yang diperoleh dari penerapan ERP itu sendiri adalah :

  1. terintegrasinya data keuangan, hal ini dapat memudahkan bagi top manajemen untuk bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan secara keseluruhan;
  2. standarisasi data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama bagi perusahaan besar yang biasanya terdiri dari unit bisnis dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda–beda;
  3. penurunan inventori serta biaya pemeliharaan atas inventori;
  4. penurunan tenaga kerja;
  5. penurunan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi.

Investasi yang dibutuhkan dalam ERP sangat tinggi dan pilihan yang tidak tepat dari ERP dapat menjadi mimpi buruk bagi perusahaan (Khaitan, 2003) oleh karena itu selain melihat keuntungan yang dapat diperoleh dari ERP, sangat penting untuk mengetahui beberapa faktor yang dapat menyebabkan kegagalan ERP, yaitu :

  1. kurangnya komitmen top management;
  2. kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis);
  3. cacatnya proses seleksi software;
  4. kurangnya sumber daya, baik sumber daya manusia, inftrastruktur dan modal;
  5. kesalahan perhitungan waktu implementasi;
  6. ketidaksesuaian antara software dengan bisnis proses;
  7. kurangnya training dan pembelajaran;
  8. cacatnya project design and management;
  9. kurangnya komunikasi;
  10. saran penghematan yang menyesatkan.

3. METODE PENELITIAN

3.1 Pendekatan Penelitian

Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif untuk memahami motivasi manajemen melakukan implementasi ERP, serta pengaruh penerapan ERP pada perubahan konseptual keahlian akuntan serta terjadinya perubahan fungsi kontrol dan difusi fungsi akuntansi pada seluruh divisi. Sesuai dengan karakteritiknya, penelitian kualitatif tidak bermaksud untuk menarik generalisasi atas kesimpulan, tetapi lebih terfokus kepada representasi objek yang diobservasi.

3.2 Informan dan Pengumpulan Informasi

Data yang diperlukan dalam penelitian penelitian ini dikumpulkan melalui observasi, dokumentasi dan wawancara. Wawancara dilakukann dengan project structure yang terdiri atas steering comitee, project manager dan project secretary sebagai tim dalam proses implementasi ERP, serta key user dan end user. Tabel 1 berisi informasi yang lebih detail tentang informan dalam penelitian ini.

Screen Shot 2013-10-20 at 02.40.04 Implementasi Enterprise Resources Planning System dan Peran Akuntan

6. SIMPULAN, IMPLIKASI DAN KETERBATASAN PENELITIAN

6.1 Simpulan

Implementasi ERP membawa dampak penghematan biaya yang dapat diperoleh perusahaan sehubungan dengan rampingnya kegiatan adminitrasi. Penghematan tersebut terjadi karena pengurangan jumlah tenaga akuntan manajemen yang dibutuhkan, termasuk pengurangan biaya sehubungan dengan kurir dan biaya komunikasi. Keuntungan ini masih ditambah dengan penghematan biaya administrasi bank dan peningkatan pendapatan bunga sebagai dampak dari integrasi aliran keuangan perusahaan. Sebelum implementasi ERP, akuntan manajemen bertugas untuk melakukan pengumpulan data dan kemudian mengolahnya menjadi suatu informasi. Akan tetapi dengan ERP semua divisi terlibat secara langsung dalam pengumpulan data pada saat terjadinya transaksi, sehingga dapat dikatakan tugas akuntan manajemen dalam pengumpulan data tidak lagi diperlukan dengan sistem ini. Sedangkan pengolahan data dapat dengan mudah dikerjakan dengan bantuan software ERP.

6.2 Implikasi Implementasi

ERP merupakan salah satu topik yang menarik untuk dibahas lebih lanjut, bukan saja karena beberapa kemudahan yang ditawarkan oleh sistem ini tetapi juga karena nilai investasi yang tinggi diikuti dengan tingkat kegagalan yang tinggi pula. Sebagai suatu sistem informasi, ERP dinilai dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan sekaligus mengubah cara orang melakukan pekerjaan dan fungsinya dalam organisasi, termasuk akuntan manajemen. Beberapa rekomendasi untuk penelitan selanjutnya adalah :

  1. implementasi ERP mengakibatkan perubahan peran akuntan pada perusahaan multinasional, pembahasan ini mungkin akan sangat menarik mengingat adanya penerapan akuntansi dan metode pelaporan yang berbeda, juga penetapan mata uang yang berbeda pula. Salah satu kelebihan yang dimiliki ERP dalam membantu integrasi data pada perusahaan multinasional adalah melalui aplikasi multi currency yang dimilikinya;
  2. implementasi ERP mengakibatkan perubahan peranan auditor dalam menjalankan fungsinya;
  3. Keterkaitan ERP dan CRM (Customer Relationship Management), sebuah usaha meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.

6.3 Keterbatasan

Penelitian ini hanya dilakukan selama 6 bulan pada 12 outlet, Kantor Pusat Surabaya dan Kantor Perwakilan Jakarta, sementara itu Tim Implementasi ERP perusahaan memperkirakan setidaknya memerlukan waktu dua tahun untuk melakukan implementasi secara menyeluruh pada seluruh outlet. Selama kurun waktu tersebut, dimungkinkan terjadinya pergeseran peran selanjutnya pada akuntan manajemen yang tidak dapat dideskripsikan melalui penelitian ini.

DAFTAR PUSTAKA

Aernoudts, R.H.R.M, Van der B.T.H, Van der P.G.J dan Vosselman E.G.J. 2008. Management Accounting Change and ERP, an Assessment of Research. Http://ssrn.com, 30 September 2010.

Bae, B.B and Ashcroft, P. 2004. Implementation of ERP Systems : Accounting and Auditing Implications. Http://www.isaca.org, 13 Juli 2010.

Baptiste, J.R 2006. The Role of Accountants in the Implementation and Maintenance of Enterprise Resource Planning Systems : A Survey of the Membership of the Institute of Management Accountants. Http://www.proquest.com/pqdweb, 14 Juni 2010.

Baptise, J.R 2009. Can Accountants Bring A Positive Contribution to ERP Implementation. International Management Review Vol 5 No. 2 2009 : 81-109, Http://www.proquest.com/pqdweb, 30 September 2010.

Binaryworkstudio. 2010. Pentingnya Informasi dalam Perusahaan. Http://www.binaryworkstudio.com, 25 Januari 2011.

B. K Khaitan.2003. Http://www.expresscomputeronline.com, 14 Juni 2010.

Brazel, J.F and Li Dang. 2005.The Effect of ERP System Implementation on the Usefulness of Accounting Information. Http://ssrn.com, 30 September 2010.

Carton, F and Adam, F. 2003. Analysing the Impact of Enterprise Resource Planning Systems Roll-outs in Multi-National Companies. Http://ssrn.com, 30 September 2010.

Caglio, A. 2000. Accountants, from Traditional to transition : The Impact of Enterprise Resource Planning Systems. Http://ssrn.com, 30 September 2010.

Chan, S.1999. Position for Future : CRM and ERP Integration. Http://ssrn.com, 30 September 2010.

Codreanu, D.A, Tenovici C.O, Popa I. Integrating Financial and Accounting Data – A Company’s Efficient Management. Http://ssrn.com, 30 September 2010.

Davenport, T.2000. Mission Critical : Realizing the Promise of Enterprise Systems. Http://ssrn.com, 30 September 2010. Gelinas, J.C and Dull, B.R.2008. Accounting Information System. Thomson South-Western Canada.

Gibbs, J. 1997. The Power of Enterprise Computing. Http://ssrn.com, 30 September 2010.

Granlund, M. 2007. On the Interface between Management Accounting and Modern Information Technology – A Literature review and some empirical evidence. Http://ssrn.com, 30 September 2010. Hall, A.J. 2002. Sistem Informasi Akuntansi (Terjemahan). Edisi 2 Salemba Empat Jakarta. Hansen, D.R and Mowen, M.M. 2005. Managerial Accounting, 8th, Thomson South-Western Canada.

Hunton, J.E, McEwen R.A dan Wier B.2002. The Reaction of Financial Analysis to Enterprise Resource Planning (ERP) Implementation Plan. Http://ssrn.com, 30 September 2010.

Husein, M.F dan Wibowo A. 2006. Sistem Informasi Manajemen. UPP STIM YKPN. Ikhsan, A dan Prianthara T.I.B.2009. Akuntansi untuk Manajer.Graha Ilmu.

Luliana, S.2008. Key Players and Activities Across the ERP Life Cycle : A Temporal Perpective. Http://ssrn.com, 30 September 2010.

Kaswandi. 2008. Peranan Akuntansi Manajemen dalam Pengambilan Keputusan Manajerial. Http://www.labora.ac.id, 16 Juni 2010.

Kemppainen I. Change Management Perspective in an ERP Implementation. Http://ssrn.com, 9 Juli 2010. Maharsi, S. 2000 Pengaruh Perkembangan Teknologi Informasi terhadap Bidang Akuntansi Manajemen. Jurnal Akuntansi dan Keuangan Vol 2, No. 2 Hal 127-137. 

McAdam, R and Galloway, A. 2005. Enterprise Resource Planning and Organisational Innovation : A Management Perspective. Http://proquest.com/pqdwed. 30 September 2010.

Moliner, G.H and Garcia R.M.E.2004. Information Technologies : Challenge and Opportunity for Modern Management Accounting Systems. Http://ssrn.com, 30 September 2010.

Morgan J.M. 2001. A New Role For Finance Architect of the Enterprise in the Information Age. Http://proquest.com/pqdwed. 30 September 2010.

Noviari, N. Pengaruh Kemajuan Teknologi Informasi Terhadap Perkembangan Akuntansi. Http://ejournal.unud.ac.id, 30 September 2010.

Peslak, R.A.2006. Enterprise Resource Planning Success An Exploratory study of the Financial Executive Perspective. Http://proquest.com/pqdwed. 30 September 2010.

Pontoh, T.G. 2007. Sistem Informasi Akuntansi dan Manajemen. Http://gracetpontoh.wordpress.com, 15 Juni 2010.

Prapsasti, I.2009. Dampak Perkembangan Teknologi Informasi terhadap Struktur Organisasi Perusahaan. Http://www.indoforum.org, 22 Oktober 2010. Pravitasari, D.2010. Pengaruh Pengetahuan Teknologi Informasi terhadap Kinerja Auditor pada Kantor Akuntan Publik di Surabaya. Tesis. Rama, J. 2003. Accounting Information System a Business Process Approach. Thomson South-Western Canada. Scapens R. 1998. SAP : Integrated Information System and the Implication for Management Accountant. Management Accounting September 1998, 76,8 P: 46-48. 

Spraakman, G. 2005.The Impact of Enterprise Resource Planning System on Management Accounting: Some Canadian Findings and Suggestions for Future Research. Http://ssrn.com, 10 Juni 2010. Sucipto. 2004. Penerapan Akuntansi Manajemen dalam Pengambilan Keputusan. Http://library.usu.ac.id, 30 September 2010. 

Williams, J.R, Hako S.F, Bettner M.S dan Carcello J.V. 2008. Financial and Managerial Accounting the Basic for Business Decision. 14th, Mc Graw – Hill International Edition. 

jasa pembuatan tesis dan skripsi Implementasi Enterprise Resources Planning System dan Peran Akuntan
Incoming search terms:

Leave a Reply