Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Dinas

ABSTRAK

Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat, karena surat mempunyai fungsi dan peranan penting dalam sarana pencapaian tujuan dari perusahaan/ instansi yang bersangkutan. Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini adalah bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta kendala yang dihadapi oleh Dipenda Prov. Jateng dalam pengelolaan suratnya dan langkah apa yang telah ditempuh untuk mengatasi kandala yang ada. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantor Dipenda Prov. Jateng, serta untuk merngetahui kandala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat dan langkah apa yang telah dilakukan untuk menanggulangi kendala yang ada.

Lokasi penelitian ini adalah pada Sub Bagian Umum Kantor Dipenda Prov. Jateng, adapun metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Data yang terkumpul dievaluasi dengan metode analisis deskriptif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada kantor Dipenda Prov. Jateng Prosedur Pengelolaan surat masuk maupun surat keluarnya menggunakan asas sentralisasi, sedangkan dalam pencatatannya Dipenda mengunakan dua sistem yaitu sistem buku agenda dan kartu kendali, adapun pengelolaan surat masuknya meliputi : penerimaan surat, pengecekan surat, penandatanganan ekspedisi, pensortiran surat, membuka sampul/ amplop, pengarahan surat, pengirim surat, Penyimpan berkas kartu kendali surat masuk, sedangkan untuk surat keluar meliputi ; pembuatan net konsep, pengetikan konsep, penggandaan surat, pengesahan surat keluar, pemberian nomor dan cap dinas, pengecekan kelengkapn surat, pencatatan dalam buku agenda, pemberian sampul surat dan Pengiriman surat. Pada Dipenda pengelolaan suratnya masih mengalami beberapa kendala yaitu kurangnya pemahaman pegawai tentang prosedur pengelolaan surat yang efektif dan efisien serta terdapatnya penumpukan surat masuk pada sub bagian umum.

Berdasarkan hasil penelitian maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan surat pada kantor Dipenda Prov. Jateng masih terdapat ketidak sesuaian dengan ketentuan petunjuk teknis prosedur pengelolaan surat yang ada hal ini dapat dilihat pada ketidak pemakaian kartu kendali pada surat keluar. Berdasarkan hasil penelitian pada Dipenda Prov. Jateng maka penulis memberikan saran sebagai beikut : diharapkan Dipenda untuk segera menambah personil pada bagian pengelolaan surat, memberikan pengarahan dan pelatihan mengenai pengelolaan surat yang efektif dan efisien.

Kata Kunci: Pengelolan Surat Masuk , Surat Keluar

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kesulitan manusia dalam menyelesaikan masalah pada intinya bersumber pada dua sebab yaitu karena mereka tidak tahu cara memecahkan masalah atau karena kekurangan fakta yang mendukung berhubungan dengan masalah tersebut (Hadi, 2000 : 1). Perkembangan teknologi dewasa ini tidak terlepas dari upaya manusia untuk memenuhi kebutuhannya. Kebutuhan manusia yang senantiasa bertambah dan kelangkaan sumber daya pemuas kebutuhan telah mendorong manusia untuk dapat menciptakan suatu cara yang efektif dan efisien dalam memanfaatkan sumberdaya yang ada. Perkembangan kehidupan manusia yang terjadi dewasa ini tidak terlepas dari perkembangan teknologi informasi yang ada. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi maka perpindahan informasi dari satu tempat ke tempat lain tidak lagi membutuhkan waktu yang lama. Perpindahan informasi dapat terjadi apabila terdapat interaksi antara dua pihak atau lebih. Interaksi ini diwujudkan dengan aktifitas komunikasi yang dapat terjadi baik secara lisan maupun secara tertulis. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi maka interaksi lisan maupun tertulis ini dapat terjadi tanpa harus bertemunya dua pihak atau lebih secara langsung (tatap muka) untuk melaksanakan aktifitas komunikasi tersebut.

Perkembangan teknologi komunikasi selain dapat dimanfaatkan untuk mendukung aktifitas individual juga dapat dimanfaatkan untuk mendukung efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi. Dalam organisasi swasta maupun instansi pemerintah, aktifitas komunikasi memegang peranan yang sangat penting. Komunikasi internal maupun komunikasi eksternal dalam organisasi berfungsi untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi. Dengan adanya komunikasi diharapkan terjadi interaksi dua arah yang berimbas pada terjadinya perpindahan informasi. Perpindahan informasi yang baik terjadi apabila tidak terdapat kesalah pahaman antara informan dengan pihak yang menerima informasi terhadap informasi yang dimaksud. Oleh karena itulah dibutuhkan metode dan alat komunikasi yang tepat guna mencukung tercapainya komunikasi organisasi yang baik.

Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat telekomunikasi atau perhubungan yang canggih, seperti; telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faksimile dan lain sebagainya, namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalah surat. Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis (Silmi, 2002 : 1). Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainya kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil, alat promosi.

Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi, maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi kegiatan surat menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari perusahaan/ instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Dalam suatu organisasi / perusahaan surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman / ekspedisi. (Wursanto, 1991: 108), sedangkan pengertian surat keluar adalah surat yang sudah lengkap ( bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang bewenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, atau lembaga untuk ditujukan / dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. (Wursanto, 1991: 144). Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik meliputi; pengelompokkan surat, membuka surat, pemeriksaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat, sedangkan untuk surat keluar meliputi; pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan surat, pemberian nomor, penyusunan surat, pengiriman surat. (Widjaja, 1990 :30).

Seperti halnya di kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah, Dinas Pendapatan Daerah merupakan instansi Pemerintah yang menpunyai peranan penting dibidang pendapatan daerah, Pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jateng surat merupakan sarana informasi, sumber data dan komunikasi yang penting didalam pencapaiaan tujuan yang diinginkan. Prosedur pengelolaan surat pada kantor Dipenda Provinsi Jateng pelaksanaannya dilakukan berdasarkan petunjuk teknis pengelolaan surat masuk dan surat keluar dan tata naskah dinas pada Dipenda provinsi jawa tengah, Di dalam pengelolaan suratnya asas yang digunakan adalah didasarkan pada asas sentralisasi yang artinya bahwa surat yang masuk dan keluar melalui satu pintu. Namun didalam realisasinya masih tedapat sedikit ketidak sesuaiaan dengan petunjuk teknis pengelolaan surat masuk, surat keluar dan tata naskah dinas pada Dipenda Prov Jateng.

Dari uraian konsep diatas dapat diketahui mengenai pentingnya peranan surat-menyurat dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan/ instansi, maka peneliti tertarik untuk mengkaji “ Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Provinsi Jawa Tengah “.

Incoming search terms:

• contoh surat masuk dan surat keluar pada kantor
• prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar