Setiap Lembaga atau Instansi dalam pelaksanaan kegiatan administrasi sehari–hari tidak dapat lepas dari proses penciptaan arsip, karena pada dasarnya arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Catatan ini secara umum disebut naskah atau dokumen atau informasi terekam, yang dalam realisasinya dapat berupa tulisan, gambar ataupun suara.
Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam perjalanan hidup suatu organisasi, oleh karena itu untuk menjaga keawetan daur hidup sebuah arsip dari tahap penciptaannya, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, sangat diperlukan sebuah sistem yang baik dan benar untuk menangani arsip.
Dari ulasan di atas dalam artikel kali ini pokok pembahasannya ialah mengenai arsip. Dan diharapkan pada artikel ini bermanfaat sebagai bahan acuan untuk refrensi anda.
Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”.
Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti ‘Gedung Pemerintahan”.
Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya menurut Serdamayanti dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini.
Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
Dari pengertian di atas turut mengundang para ahli untuk menyampaikan pendapatnya mengena pengertian dari arsip.
Adapun pengertian dari arsip menurut para ahli meliputi:
- Menurut Wursanto bahwa Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan.
- Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
- The Liang Gie mengungkapkan bahwa Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
- Sularso Mulyono mengungkapkan bahwa Arsip adalah Penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali dengan cepat.
Unsur-Unsur dari Arsip
Arsip sendiri memiliki unsur-unsur, adapun unsur-unsur dari arsip meliputi:
- adalah sebuah bentuk informasi yang terekam
- memiliki bentuk media yang nyata, dalam arti dapat dilihat dan dibaca, diraba dan didengar
- memiliki fungsi dan kegunaan. Kegunaan ini dapat merupakan bukti (evidence) dengan legalitas tertentu, yang dapat digunakan dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, pemerintahan dan bisnis.
Menurut Undang – Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, sesuai dengan sifat arsip di bedakan menjadi dua :
- Arsip Dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini senantiasa masih berubah, baik nilai dan artinya sesuai dengan fungsinya. Contoh : Undang – undang, peraturan – peraturan dan sebagainya.
- Arsip Statis yaitu arsip yang tidak perlu dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini justru mempunyai sifat tarif nilai yang abadi, contoh : Teks Proklamasi.
Demikian artikel yang berisi tentang pengertian arsip, unsur-unsur arsip, jenis arsip. Semoga artikel ini dapat bermanfaat bagi anda.
Leave a Reply