Pengertian Arsip Menurut Para Ahli dan UU Kearsipan, Jenis, serta Daur Hidupnya

Pengertian Arsip

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. Artinya, arsip tidak terbatas pada kertas. Surel, foto, rekaman video, dan berkas digital juga termasuk arsip. Ketentuan pelaksanaannya diatur dalam PP No. 28 Tahun 2012.

Secara keilmuan, arsip berbeda dari dokumen biasa karena arsip lahir dari kegiatan sebuah organisasi dan menjadi bukti kegiatan itu.

Jenis Arsip

Jadwal Retensi Arsip (JRA)

JRA adalah daftar yang memuat jenis arsip, jangka waktu penyimpanannya, dan rekomendasi apakah arsip itu dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. JRA menjadi dasar agar arsip tidak dimusnahkan sembarangan dan tidak pula disimpan tanpa batas.

Daur Hidup Arsip

Model daur hidup memandang arsip melewati tahap-tahap yang berurutan. Upward (1996) menawarkan model records continuum yang lebih cocok untuk arsip digital. Dalam model ini, arsip tidak berpindah tahap secara berurutan, tetapi dikelola sebagai satu kesatuan sejak diciptakan hingga dimanfaatkan sebagai memori kolektif.

Nilai Guna Arsip (Schellenberg, 1956)

Nilai guna sekunder inilah yang menentukan apakah sebuah arsip layak menjadi arsip statis.

Sistem Penataan Arsip

• Abjad: berdasarkan nama orang atau organisasi.
• Subjek atau masalah: berdasarkan pokok isi, biasanya mengikuti klasifikasi arsip instansi.
• Nomor: berdasarkan kode angka.
• Wilayah: berdasarkan daerah atau lokasi.
• Kronologis: berdasarkan tanggal.

Arsip Elektronik dan SPBE

Perpres No. 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) menempatkan pengelolaan arsip sebagai salah satu layanan administrasi pemerintahan berbasis elektronik. Banyak instansi kini memakai aplikasi umum kearsipan dinamis SRIKANDI. Topik ini dekat dengan artikel teori e-government dan transformasi digital administrasi publik.

Contoh Topik Penelitian

• Penerapan JRA di dinas kabupaten.
• Efektivitas aplikasi SRIKANDI dalam pengelolaan surat dinas (lihat efektivitas program).
• Pengelolaan arsip vital desa pascabencana.

Lihat juga sistem informasi kepegawaian dan teori administrasi publik.

Referensi

• Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
• Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.
• Schellenberg, T. R. (1956). Modern archives: Principles and techniques. University of Chicago Press.
• Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
• Upward, F. (1996). Structuring the records continuum, part one: Postcustodial principles and properties. Archives and Manuscripts, 24(2), 268–285.