Pembangunan Aplikasi Surat Online Sebagai Upaya Terwujudnya E-Government di Pemerintah Kabupaten Purworejo

INTISARI

Aplikasi Surat Online adalah aplikasi yang memfasilitasi seluruh SKPD (Satuan Kerja Pemerintah Daerah) di Pemerintah Kabupaten Purworejo dalam melakukan proses surat menyurat. Sistem ini dikembangkan berbasis Web menggunakan PHP dan MySQL sebagai databasenya. Tujuan penelitian ini adalah membangun aplikasi Surat Online sebagai solusi atas kebijakan pemerintah terhadap pengurangan pemakaian kertas (paperless) dalam hal surat menyurat guna efisiensi kerja.

Studi kasus penelitian ini adalah pembuatan Aplikasi Surat Online di Pemerintah Kabupaten Purworejo, Jl. Setyabudi No. 1 Purworejo. Metodologi yang digunakan adalah metode kualitatif yang didahului dengan survey dan dilanjutkan dengan tahapan pembanguan perangkat lunak meliputi analisis, perancangan, implementasi dan diakhiri dengan pengujian. Hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa telah dibangun suatu Aplikasi Surat Online yang memberikan fasilitas untuk keperluan surat menyurat elektronis pada Pemerintah Kabupaten Purworejo

Kata kunci: Perangkat Lunak, E-Government, Surat Online

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Teknologi informasi merupakan teknologi yang menggabungkan antara komputasi dan komunikasi untuk melakukan tugas-tugas informasi sehingga arus informasi dapat berjalan dengan baik. Teknologi informasi berkembang dengan pesat di berbagai aspek kehidupan, mulai dari personal hingga instansi. Pada sebuah instansi baik negeri maupun swasta, teknologi informasi sangat dibutuhkan untuk optimalisasi segala proses yang berkaitan dengan pembangunan dan perbaikan sistem. Salah satu bentuk optimalisasi tersebut adalah penerapan sistem informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain adalah fleksibel, efektif dan efisien.

Sejak di keluarkannya Instruksi Presiden (Inpres) Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003, tanggal 9 Juni 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government, Pemerintah Kabupaten Purworejo yang merupakan instansi pemerintahan yang bertanggung jawab di daerah Purworejo telah mengambil langkah-langkah guna melaksanakan penerapan E-Government. E-Government sendiri intinya adalah proses pemanfaatan teknologi informasi sebagai alat untuk membantu menjalankan sistem dan proses pemerintahan secara lebih efisien. Secara prinsip E-Government dapat diklasifikasikan dalam 4 model yakni : Pemerintah ke Pemerintah (G2G-Government to Government), Pemerintah ke Pegawai (G2E-Government to Employee), Pemerintah ke Masyarakat (G2CGovernment to Community) dan Pemerintah ke Pelaku Usaha (G2B-Government to Bussiness). Pada proses menuju keberhasilan penerapan E-Government, Pemerintah Kabupaten Purworejo telah mengawalinya dengan membangun sebuah website sebagai sarana publikasi agar sasaran dan tujuan G2C dapat tercapai.

Pada instansi manapun baik itu instansi pemerintahan maupun instansi swasta tentunya tak pernah lepas dari kegiatan surat menyurat antar instansi, begitu pula pada Pemerintah Kabupaten Purworejo. Beberapa saat yang lalu, hampir seluruh satuan kerja di Pemerintah Kabupaten Purworejo berhasil melakukan suatu perubahan sistem administrasi surat menyurat dari sistem manual ke sistem komputerisasi. Namun dalam hal ini, penerapan sistem tersebut hanya terbatas pada internal satuan kerja masing-masing. Hal ini tentu kurang efektif dan efisien dikarenakan sistem tersebut tidak terintegrasi antar satuan kerja sebagaimana diketahui bahwa urusan surat menyurat pastinya melibatkan lebih dari satu satuan kerja. Berdasarkan hal diatas serta adanya kebijakan pemerintah mengenai pengurangan pemakaian kertas dalam hal surat menyurat (paperless) maka dirasa perlu melakukan perubahan sistem kembali yaitu dengan membangun Aplikasi Surat Online ( surat elektronik ) agar kegiatan surat menyurat antar Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Pemerintah Kabupaten Purworejo dapat lebih terkonrol dan terorganisir.

Aplikasi Surat Online adalah aplikasi berbasis web yang memfasilitasi seluruh SKPD di Pemerintah Kabupaten Purworejo dalam melakukan proses surat menyurat elektronis sebagai pengganti proses surat menyurat dengan media kertas baik yang bersifat internal yaitu antar SKPD se-Kabupaten Purworejo maupun yang bersifat eksternal yaitu surat yang berasal dari instansi diluar Pemerintah Kabupaten Purworejo. Pemakai Aplikasi Surat Online yaitu seluruh SKPD di Pemerintah Kabupaten Purworejo yang meliputi Dinas, Badan, Bagian, Kantor, Puskesmas, dan Kecamatan. Pada aplikasi ini setiap user yang terdaftar dapat mengirim surat bukan hanya kepada seorang user saja, namun dapat juga mengirim kepada seluruh user (public). Berdasarkan penjelasan diatas, tentunya penggunaan Aplikasi Surat Online terasa sangat praktis dan menghemat dalam penggunaan kertas.

Berdasarkan uraian di atas maka penulis bermaksud untuk membangun sebuah Aplikasi Surat Online pada Pemerintah Kabupaten Purworejo, sehingga dengan adanya sistem ini diharapkan mampu memenuhi kebutuhan sistem yang diperlukan dalam hal surat menyurat di Pemerintah Kabupaten Purworejo agar sasaran dan tujuan G2G (Government to Government) dapat tercapai untuk menuju pemerintahan yang lebih baik (good governance).