Pembahasan Lengkap Teori Sistem Manajemen Dokumen Menurut Para Ahli dan Contoh Tesis Sistem Manajemen Dokumen

Gambaran dari Sistem Manajemen Dokumen

Pengertian Sistem Manajemen Dokumen

Sistem Manajemen Dokumen atau disebut dengan Document Management System merupakan sistem berbasis komputer yang menyediakan tempat penyimpanan berbasis web yang dapat diakses dari berbagai tempat (Awad , et al., 2004).

Inti sebuah media elektronik tempat penyimpanan (storage) dengan sebuah lokasi storage utama yang mampu menyediakan banyak akses ke dalamnya. Sistem manajemen dokumen pada dasarnya menyimpan informasi.

 

Sebuah sistem manajemen dokumen menggabungkan sekumpulan informasi yang relevan dengan baik pada satu lokasi melalui sebuah antar muka (interface) yang umum. Manajemen dokumen dibangun pada tempat penyimpanan terpusat dengan menambahkan dukungan untuk klasifikasi dan organisasi dari informasi, dan menyatukan tindakan-tindakan dari storage dan mendapatkan kembali (retrieval) dari dokumen-dokumen yang dibentuk dari sebuah sistem yang mandiri.

Fasilitas- fasilitas Sistem Manajemen Dokumen

Fasilitas-fasilitas nilai tambah pada sistem manajemen dokumen meliputi:

1. Mengontrol untuk menjamin hanya satu pengguna saja yang memodifikasi sebuah dokumen pada satu waktu.
2. Memeriksa jejak untuk mengawasi perubahan-perubahan yang terjadi pada sebuah dokumen setiap waktu.
3. Menyiapkan keamanan untuk mengontrol akses pengguna kepada dokumen- dokumen.
4. Pengaturan dokumen-dokumen ke dalam grup-grup yang berhubungan dan folder-folder.
5. Pengenalan dan mendapatkan kembali dari dokumen-dokumen sesuai dengan teks yang ada pada dokumen-dokumen tersebut (freetext searching).
6. Mencatat informasi yang berhubungan dengan dokumen sebagai metadata, seperti pengarang, tanggal pembuatan dan judul.
7. Kemampuan untuk mengirimkan dokumen-dokumen dari satu pengguna kepada pengguna lainnya dalam kebiasaan yang terkontrol berdasarkan workflow.
8. Mengubah dokumen-dokumen kertas ke dalam format elektronik dengan melakukan pemindaian.
9. Mengatur dokumen-dokumen ke dalam grup-grup untuk memungkinkan dokumen-dokumen tersebut untuk didistribusikan kepada target pencari atau pembaca.

Teori-teori dari gambar Sistem Manajemen Dokumen

Manfaat Document Management System

Secara lebih spesifik lagi. DMS memberikan manfaat sebagai berikut :

• Meningkatkan produktivitas proses bisnis.

DMS dapat membantu penambahan produktivitas pekerja dimana pekerja dapat mengakses dan beraksi dengan informasi yang lebih cepat dan tepat.

• Meningkatnya response time proses bisnis

Pencarian file dokumen, update dokumen, dan pendistribusian dokumen digital dapat dilakukan jauh lebih cepat dengan DMS.

• Mengurangi total biaya dokumen dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan

Terbayangkah Anda berapa banyaknya ruangan yang tersita di kantor Anda untuk tempat Lemari Arsip dokumen. Berapa jumlah kertas, lemari, ruangan dan tenaga yang digunakan untuk sistem manajemen dokumen anda sekarang. DMS dapat mengurangi biaya – biaya tersebut, karena dimensi penyimpanan file digital yang jauh lebih kecil dan lebih murah daripada sistem penyimpanan file konvensional. DMS Secara dramatis menurunkan ukuran ruang penyimpanan filing cabinet, menggantikan gudang dokumen dengan media penyimpanan elektronis yang jauh lebih kecil seperti harddisk, disket dan CD.

• Menurunkan biaya tambahan

Dengan menerapkan DMS, maka biaya-biaya overhead untuk penyimpanan dokumen konvensional seperti : kertas, foto-copy, filing cabinet, dan lain sebagainya dapat ditekan sampai dengan 0% !!

• Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen

Dengan menyimpan dokumen secara digital, gangguan rayap jelas akan dinihilkan 100%. Gangguan yang lain seperti kebakaran dapat diminimalisasi dengan sistem penyimpanan yang lebih canggih daripada sekedar dokumen kertas konvensional.

• Document Sharing

Melalui DMS, pemakaian dokumen dapat dilakukan secara bersamaan oleh beberapa user sekaligus.

• Mekanisme keamanan dokumen yang handal

Dengan DMS dapat dilakukan mekanisme untuk mengatur kewenangan akses masing-masing user terhadap dokumen-dokumen yang tersimpan, sehingga menjamin kerahasiaan dan tingkat keamanan terhqadap dokumen-dokumen tersebut.

Tahapan Sistem Manajemen Dokumen

Tahapan implementasi sistem manajemen dokumen dibangun dengan tujuh tahapan yaitu identify content, database set-up, populate database, Intranet enable/publish, process search requests, present results dan view/download original.

1. Identify content. Identifikasi dari jenis dokumen apa yang dapat ditempatkan pada sistem manajemen dokumen
2. Database set-up. Sebuah sistem manajemen dokumen membutuhkan tempat penyimpanan terpusat. Database harus dibuat dan dikonfigurasi sebagai lokasi penyimpanan dokumen.
3. Populate database. Sebuah database yang sudah dibuat harus dinaikkan untuk dapat digunakan.
4. Intranet enable/publish. Sistem manajemen dokumen digunakan pada internal jaringan organisasi, sehingga diperlukan jaringan internal yang menampilkan dari publikasi dari portal intranet organisasi.
5. Proses digunakan dalam akses terhadap dokumen yang akan digunakan, atau ketika unggah sebuah dokumen.
6. Search requests. Pencarian dokumen dapat dilakukan terhadap nama dokumen, bahkan sampai pada isi dari dokumen yang dicari.
7. Present results. Hasil pencarian dapat ditampilkan berdasar kata kunci yang dimasukkan dalam kotak pencarian.
8. View/download original. Melihat, dan mengunduh sebuah dokumen.

 

Contoh Tesis yang membahas tentang Sistem Manajemen Dokumen

Contoh Tesis 1 : Sistem Pengelolaan Layanan Arsip Dokumen SKPD di Komplek Parasamya Kabupaten Bantul Yogyakarta

Adanya sistem aplikasi dapat memudahkan suatu pekerjaan yang apabila dilakukan secara manual akan membutuhkan waktu yang lama, maka dengan adanya sistem dapat membantu pekerjaan menjadi lebih cepat dan lebih efisien. SKPD membutuhkan pengelolaan dokumen kearsipan secara rapi dan terstruktur karena selama ini dalam menangani dokumen khususnya surat masuk maupun surat keluar masih ditangani secara manual. Setiap menerima surat masuk masih dicatat dalam buku penerimaan surat masuk secara manual oleh pegawai, dan pengarsipan menggunakan kartu kendali juga diisi secara manual sehingga pegawai sangat kesulitan apabila terjadi penulisan ganda pada arsip. Adanya sistem aplikasi dapat dimanfaatkan untuk membantu para pegawai pemerintah daerah dalam menjalankan tugasnya, yaitu mengelola surat masuk dan surat keluar serta arsip surat masuk dan arsip surat keluar dalam satuan kerja perangkat daerah Kabupaten Bantul Yogyakarta. Penelitian ini bertujuan untuk mengimplementasikan sistem untuk mempermudah pekerjaan para pegawai SKPD dalam menjalankan aktivitas surat menyurat. Implementasi sistem dilakukan dengan membangun sistem pengelolaan layanan arsip dokumen SKPD dengan PHP dan menggunakan basis data MySQL. Hasil dari penelitian ini adalah implementasi sistem pengelolaan arsip dokumen untuk mempermudah para pegawai dalam memproses surat masuk dan surat keluar. Sistem ini akan mempermudah pegawai dalam menyimpan data-data surat masuk maupun surat keluar agar tidak rentan terhadap kerusakan dokumen asli. Sistem ini juga akan membantu dalam pengelolaan kearsipan, dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar, juga akan membantu dalam pengarsipan surat secara otomatis ketika data surat sudah berumur 10 tahun maka saatnya data surat masuk ke data pengarsipan surat. Sistem pengelolaan layanan arsip dokumen juga membantu dalam proses penemuan kembali data surat dan data arsip surat.

Contoh Tesis 2 : Implementasi Manajemen Kearsipan di Kantor Jurusan Tarbiyah Stain Purwokerto

Implementasi Manajemen Kearsipan di Kantor Jurusan Tarbiyah STAIN Purwokerto merupakan penelitian yang bertujuan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan manajemen kearsipan (tata kearsipan) yang ada di Kantor Jurusan Tarbiyah STAIN Purwokerto. Jenis penelitian yang penulis gunakan yaitu penelitian lapangan (field research) yang bersifat deskriptif. Data disajikan dalam bentuk kalimat naratif. Data diperoleh dari bagian staf administrasi jurusan tarbiyah yang secara langsung melaksanakan dan bertanggungjawab dengan manajemen kearsipan melalui teknik wawancara, pengambilan data dan dokumen. Untuk memperoleh informasi dan datadata yang diperlukan dalam penelitian, penulis menggunakan beberapa metode yaitu: metode observasi, metode dokumentasi dan metode wawancara. Dalam menganalisa data yang diperoleh dari hasil penelitian, penulis, menggunakan teknik analisis data Milles dan Hubberman yaitu teknik analisis data yang terdiri dari kegiatan: reduksi data, display data (penyajian data), dan penarikan kesimpulan atau verifikasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelaksanaan manajemen kearsipan di Kantor Jurusan Tarbiyah STAIN Purwokerto terlaksana sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan meski dalam hal kearsipan belum ada petugas khusus yang menangani tentang arsip di Kantor Jurusan Tarbiyah STAIN Purwokerto. Dengan adanya ketelitian dalam penciptaan, pendistribusian, penyimpanan dan pemusnahan arsip, maka jika sewaktu-waktu arsip aktif diperlukan kembali akan dengan mudah menemukan kembali arsip dan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna akan langsung dimusnahkan.

Contoh Tesis 3 : Sistem Manajemen Dokumen Elektronik pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan

Berdasarkan hasil dari observasi pada pegawai perpustakaan Universitas Negeri Medan dan informasi yang diperoleh , maka penulis mengambil kesimpulan :

1. Dengan adanya sistem manajemen dokumen elektronik berbasis web aplikasi Eprints, dapat mempermudah pegawai perpustkaan dalam kegiatan menyediakan, mengolah, dan mempublikasikan koleksi seningga akan memudahkan pengguna memperoleh informasi tanpa harus mengunjungi perpustakaan secara langsung.
2. Dengan adanya sistem manajemen dokumen elektronik ini memudahkan pustakawan dalam proses pengawasan, pelestarian, dan penjagaan koleksi yang dimiliki perpustakaan.

 

Contoh Tesis 4 : Studi Tentang Implementasi Sistem Manajemen Arsip Elektronik Pada Kantor Pemerintahan Kota Yogyakarta

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, diketahui bahwa:

1. Terdapat dua (2) unit kerja di lingkungan Pemerintahan Kota Yogyakarta yang mengimplementasikan sistem manajemen arsip elektronik, yaitu Dinas Perizinan dan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
2. Sistem manajemen arsip elektronik yang diimplementasikan pada Dinas Perizinan dan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil adalah sama, yaitu terdiri dari sistem pemindaian dokumen dan sistem software management documen.
3. Jenis arsip yang dikelola dengan sistem manajemen arsip elektronik adalah arsip dinamis in aktif yang pada klasifikasi arsip substantif.
4. Sarana yang digunakan untuk implementasi sistem manajemen arsip elektronik di lingkungan Pemerintahan Kota Yogyakarta berupa: komputer, scanner, printer, compact disk, dan program aplikasi (software).
5. Penetapan solusi dalam mengurai hambatan keterbatasan Sumber Daya Manusia tentang pemanfaatan teknologi kearsipan, sebaiknya mengacu pada UndangUndang Kearsipan No.43 Tahun 2009 ayat (6) tentang bagaimana mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan, yaitu perlu diselenggarakannya penelitian, pengembangan, dan pelatihan kearsipan di lingkup pemerintahan. Hambatan yang berkaitan dengan kebijakan pemanfaatan sistem manajemen kearsipan elektronik juga diatur dalam ayat (1) tentang tanggung jawab penyelenggara kearsipan meliputi penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip.

Contoh Tesis 5 : Aplikasi Sistem Informasi (Sisfo) Pengelolaan Arsip Statis Di Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah (Bpad) Provinsi Sulawesi Selatan

Penelitian ini membahas tentang penerapan sebuah aplikasi Sistem Informasi yang disebut dengan Sisfo. Aplikasi ini berfungsi sebagai suatu aplikasi yang digunakan untuk mengelolah arsip statis yang ada di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi Selatan.

Pokok masalah dalam penelitian ini adalah penerapan aplikasi dan kendala yang terdapat dari penerapan aplikasi Sisfo di BPAD. Pokok masalah tersebut selanjutnya di jabarkan ke dalam beberapa submasalah atau rumusan masalah penelitian, yaitu : 1) Bagaimana aplikasi Sistem Informasi (Sisfo) pengelolaan arsip statis di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi Selatan?. 2) Apa kendala dalam proses pengelolaan arsip statis dengan Sistem Informasi (Sisfo) di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi Sulawesi Selatan?. Dan tujuan penelitian ini adalah mengetahui bagaimana penerapan aplikasi Sisfo dan mengetahui kendala-kendala yang terdapat dalam penerapan aplikasi Sisfo yang ada di BPAD Provinsi Sulawesi Selatan.

Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif. Tujuan dari penelitian deskriptif adalah mengungkap fakta, keadaan, fenomena, variabel dan keadaan yang terjadi saat penelitian berjalan dan menyuguhkan apa adanya. Seperti mengetahui bagaimana penerapan Sisfo dan kendala yang terdapat dalam penerapan aplikasi Sisfo pengelolaan arsip statis yang ada di BPAD Provinsi Sulawesi Selatan. Adapun sumber data penelitian ini adalah Kepala Bagian Pengolahan Arsip Statis dan para arsiparis bagian pengolahan yang terdiri dari 4 orang. Pengumpulan data dilakukan dengan observasi, wawancara, dokumentasi dan penelusuran referensi. Lalu teknik pengolahan dan analisis data dilakukan dengan melalui tiga tahapan, yaitu: reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa bentuk dari penerapan aplikasi Sisfo di BPAD Provinsi Sulawesi Selatan adalah aplikasi ini berbasis web dengan lisensi open source. Selain itu, aplikasi ini menerapkan sistem jaringan Local Area Network (LAN). Dan kendala yang terdapat seperti fitur yang tidak dipahami dan kurangnya pemahaman arsiparis untuk memperbaiki aplikasi jika sewaktuwaktu terdapat kerusakan.

 

Contoh Tesis 6 : Sistem Pengelolaan Layanan Arsip Dokumen SKPD di Komplek Parasamya Kabupaten Bantul Yogyakarta

Adanya  sistem aplikasi  dapat memudahkan suatu  pekerjaan  yang  apabila dilakukan secara  manual  akan  membutuhkan  waktu  yang  lama,  maka  dengan  adanya  sistem  dapat membantu pekerjaan menjadi lebih cepat dan lebih efisien. SKPD membutuhkan pengelolaan dokumen kearsipan secara rapi dan terstruktur karena selama ini dalam menangani dokumen khususnya surat masuk maupun surat keluar masih ditangani secara manual. Setiap menerima surat masuk masih dicatat dalam buku penerimaan surat masuk secara manual oleh pegawai, dan  pengarsipan  menggunakan  kartu  kendali  juga  diisi  secara  manual  sehingga  pegawai sangat  kesulitan  apabila  terjadi penulisan  ganda  pada  arsip.  Adanya  sistem  aplikasi  dapat dimanfaatkan untuk membantu para pegawai pemerintah daerah dalam menjalankan tugasnya, yaitu mengelola surat masuk dan surat keluar serta arsip surat masuk dan arsip surat keluar dalam satuan kerja  perangkat daerah  Kabupaten Bantul  Yogyakarta. Penelitian ini  bertujuan untuk  mengimplementasikan  sistem   untuk    mempermudah  pekerjaan para  pegawai  SKPD dalam  menjalankan  aktivitas  surat  menyurat.  Implementasi  sistem  dilakukan  dengan membangun  sistem  pengelolaan  layanan  arsip  dokumen  SKPD  dengan  PHP  dan menggunakan  basis  data    MySQL.  Hasil  dari  penelitian  ini  adalah  implementasi  sistem pengelolaan arsip dokumen untuk mempermudah para pegawai dalam memproses surat masuk dan surat keluar.  Sistem ini akan mempermudah pegawai dalam menyimpan  data-data surat masuk maupun surat keluar agar tidak rentan terhadap kerusakan dokumen asli. Sistem ini juga akan  membantu  dalam  pengelolaan  kearsipan,  dalam  pengarsipan  surat  masuk  dan  surat keluar, juga akan membantu dalam pengarsipan surat secara otomatis ketika data surat sudah berumur  10  tahun  maka  saatnya  data  surat  masuk  ke  data  pengarsipan  surat.  Sistem pengelolaan  layanan arsip  dokumen  juga membantu  dalam proses  penemuan kembali  data surat dan data arsip surat.

Contoh Tesis 7 : Aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Berorientasi Standar Borang BAN PT

Pemeliharaan dokumen-dokumen sebuah institusi sekarang menjadi faktor penting untuk kelangsungan sebuah organisasi. Selama ini dokumen-dokumen biasanya di kelola secara manual baik dalam pemeliharaan maupun penyimpanannya. Web aplikasi Sistem Manajemen Dokumen (Document Management System) Elektronik bisa dimanfaatkan untuk membantu dalam mengelola dan memelihara semua dokumen yang dihasilkan dari semua kegiatan organisasi, administrasi maupun akademik. Penggunaan aplikasi dalam mengelola dan memelihara dokumen akan memiliki banyak kelebihan dan manfaat diantaranya, dokumen akan lebih mudah saat akan diakses maupun digunakan untuk berbagai keperluan. Dengan menggunakan aplikasi maka keamanan dokumen dari segi kerusakan terutama kerusakan fisik bisa dihindari. Fokus dari penelitian ini adalah Pengembangan Aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Berorientasi Standar Borang Akreditasi BAN PT. Aplikasi dikembangkan berbasis web, pentingnya aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik karena BAN PT sebagai lembaga yang bertugas menilai mutu dari institusi perguruan tinggi akan mengacu berdasar pada dokumen-dokumen yang telah dihasilkan oleh suatu perguruan tinggi. Digunakannya standar borang BAN PT sebagai orientasi dalam pengembangan aplikasi ini karena akses terhadap dokumen yang cepat sangat dibutuhkan pada saat proses akreditasi baik institusi maupun program studi. Metode pengembangan sistem aplikasi perangkat lunak menggunakan metode Unified Process (UP) dengan batasan hingga tahapan Construction dari Unified Proces dengan menggunakan pemodelan UML. Penelitian ini telah menghasilkan sistem aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik berorientasi standar borang akrediasi BAN PT. Pada pengujian aplikasi dengan 4 (empat) skenario semua telah berjalan dengan baik, jadi aplikasi yang dihasilkan dalam penelitian ini telah sesuai dengan kebutuhan pengguna.

 

Contoh Tesis 8 : Studi Tentang Manajemen Penyimpanan Arsip Digital Di Lembaga Arsip Seni Rupa Indonesian Visual Art Archive

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui manajemen penyimpanan arsip digital yang dilakukan Indonesian Visual Art Archive yang meliputi tahap penerimaan arsip, metadata arsip, konversi arsip, penyimpanan arsip digital, temu balik arsip dan serta tahap evaluasi arsip. Lokasi penelitian ini dilakukan di lembaga arsip seni rupa Indonesian Visual Art Archive Yogyakarta. Metode yang digunakan dalam penelitian menggunakan pendekatan kualitatif dengan jenis penelitian studi kasus. Sedangkan untuk teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara serta studi kepustakaan. Berdasarkan hasil penelitian ini diketahui bahwa kegiatan pengelolaan arsip digital yang dilakukan lembaga arsip seni rupa Indonesian Visual Art Archive Yogyakarta adalah sebagai wujud kesadaran akan pentingnya arsip seni rupa sebagai rekaman perkembangan sejarah dan kebudayaan. Adapun dalam kegiatan pengelolaan arsip digital ini ada beberapa tahapan yang dilakukan dimulai dengan penerimaan arsip, metadata arsip, konversi arsip, penyimpanan arsip digital, temu balik arsip dan serta tahap evaluasi arsip. Dalam pengelolaan arsip digital ini tidak memiliki siklus pemusnahan arsip karena setiap arsip merupakan hasil karya pelaku seni. Selain itu juga dalam kegiatan manajemen penyimpanan arsip digital di lembaga arsip seni rupa Indonesian Visual Art Archive Yogyakarta ini telah didukung dengan sistem prosedural yang jelas.

Contoh Tesis 9 : Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (E-Arsip) Berbasis Microsoft Access Pada Pt. Hi-Test

Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan kantor karena arsip merupakan pusat ingatan untuk setiap kegiatan dalam kantor. Akan tetapi, dalam penganganan arsip perusahaan masih dapat tidak efisien karena masih menerapkan sistem informasi konvensial dan banyak memakan waktu untuk penemuan kembali. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sebuah sistem informasi arsip elektronik yang dapat mempermudah pencarian informasi kearsipan yang aman, cepat, akurat, dan lebih efisien waktu. Perancangan sistem informasi ini difokuskan pada arsip dinamis yaitu account payment voucher. Integrase informasi pada e-arsip berbasis Microsoft access. Jenis penelitian menggunakan metode ekplorasi, metode yang digunakan antara lain metode analisis data, perancangan, desain aplikasi, pengujian dan implementasi. Hasil penelitian ini yaitu perancangan program aplikasi, dan aplikasi yang telah dirancang dapat digunakan sebagai alternative untuk memecahkan masalah di PT. Hi-Test, penggunaan sistem perancangan berbasis Microsoft access diharapkan dapat membantu bagian administrasi kantor untuk dapat mengelola arsip secara efektif dan efisien dengan menggunakan media elektronik dalam pengolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan akuratan invoice.

Contoh Tesis 10 : Sistem Informasi Kearsipan Akademik pada Fakultas Teknik Universitas PGRI Yogyakarta

Tujuan penelitian yaitu membangun Sistem Informasi Kearsipan Akademik Pada Fakultas Teknik Universitas PGRI Yogyakarta, menguji validasi dan kehandalan Sistem Informasi Kearsipan Akademik Pada Fakultas Teknik Universitas PGRI Yogyakarta melalui black box test dan alpha test. Obyek penelitian pada penelitian ini pada Fakultas Teknik Universitas PGRI Yogyakarta.

Dengan adanya Sistem Informasi Kearsipan Akademik Pada Fakultas Teknik Universitas PGRI Yogyakarta memberikan kemudahan bagi pengolahan, dan akses arsip sehingga dapat meningkatkan nilai informasi dan mengoptimalkan, memperlancar dan meningkatkan kinerja dan meminimalkan kehilangan dan rusaknya data-data atau dokumen-dokumen penting.