HP CS Kami 0852.25.88.77.47(WhatApp) email:IDTesis@gmail.com BBM:5E1D5370

Administrasi Sistem Informasi Manajemen

Definisi Manajemen Administrasi

Secara umum Manajemen Perkantoran atau Administrasi Perkantoran adalah aktifitas didalam organisasi dalam  pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematis dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan; meliputi surat menyurat, disposisi, pengarsipan, pengelolaan dokumen, dll.

 

Definisi menurut Edwin Robinson dan William Leffingwell “Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.” Sedangkan definisi menurut George R. Terry “Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan”.

 

Dengan kemajuan teknologi informasi seperti saat ini, maka memungkinkan penyusunan dan pengaturan pola kerja yang tertata dengan baik dan rapi, serta memungkinkan penyajian, pencarian, penelusuran (traceability) dan pengecekan data internal perusahaan selalu siap kapan pun dibutuhkan sehingga tidak lagi dibatasi oleh waktu. Dengan bantuan kemajuan teknologi informasi dapat diciptakan sistem terpadu yang dapat membantu pengelolaan pekerjaan dalam dunia usaha.

 

Fitur Administrasi SIM

Administration memiliki fitur lengkap yang akan menunjang proses manajemen surat dalam instansi anda, dimana fitur-fitur tersebut terdiri dari :

  • Pengelolaan Surat masuk, surat keluar, dokumen dan data digital

Fitur standart dari sebuah sistem yang membantu pengelolaan data yang meliputi: Penampilan data (Preview), Penambahan (Add), Perubahan (Edit), Penghapusan (delete), dan Pencarian (Search).

  • Pengelolaan Proses disposisi surat masuk

Membantu proses surat masuk yang perlu di disposisikan pimpinan kepada wakil dan staff-staffnya. Setiap pengguna (user) yang diberi hak akses ini bisa menerima disposisi surat dan catatannya yang diberikan pimpinan. Teknisnya akan seperti layanan e-mail, setiap surat yang yang ditujukan kepada pengguna akan tampil di halaman kotak surat pengguna tersebut yang berisi data-data informasi dari surat aslinya berikut gambar hasil scanner. Apabila pengguna tersebut diberi hak akses untuk mendisposisikan surat, maka surat yang tampil di kotak surat tersebut bisa didisposisikan kepada pengguna lainnya. Fitur ini sangat membantu proses kelola persuratan menjadi lebih cepat dan memungkinkan apabila pimpinan dan wakil-wakilnya tidak berada ditempat, proses persuratan bisa dapat berlangsung melalui mengakses sistem ini secara Online, untuk membantu agar user mengetahui disposisi surat disediakan layanan notifikasi menggunakan email dan sms.

  • Pengelolaan Distribusi surat keluar/dokumen/undangan rapat

Proses distribusi surat keluar/dokumen/undangan rapat ini sama halnya berlaku seperti disposisi. Setiap pengguna (user) mendapatkan distribusi tersebut maka akan tampil dihalaman kotak surat keluar/dokumen/undangan rapat yang berisikan data-data informasi sesuai dengan surat keluar/dokumen/undangan rapat berikut gambar hasil scanner. Pengguna (user) bila mendapatkan distribusi keluar/dokumen/undangan rapat maka ada notifikasi via sms/email.

  • Pengelolaan Pemberkasan arsip dan retensi arsip

Merupakan fitur Document Management System (DMS) untuk membantu pemberkasan setiap arsip. Setiap arsip bisa dimasukan dalam berkas tertentu yang mana tiap berkas menyimpan beberapa informasi seperti lokasi penyimpanan dan jadwal retensi arsip. Setiap arsip yang sudah diberkaskan akan melewati masa aktif, kemudian masa inaktif hingga masa eksekusi status akhir, apakah permanen atau musnah.

  • Pengelolaan peminjaman arsip hingga proses pengembaliannya

Fitur yang dapat membantu pencatatan peminjaman arsip hingga proses pengembaliannya. Sistem akan mencatat nama peminjam dan tanggal peminjamannya sehingga administrator bisa memantau arsip-arsip yang sedang dipinjam.

  • Management Rapat

Merupakan pengelolaan untuk merencanakan aktifitas pertemuan baik untuk materi, personil yang akan di undang, kapan waktu dan tempatnya, yang mana akan muncul dalam agenda tiap2 account masing masing personil.

  • Cetak laporan (Format Pdf)

Untuk keperluan mencetak laporan berdasarkan data-data arsip yang disimpan oleh sistem. Sistem menyediakan 6 jenis laporan diantaranya :

  • Laporan arsip surat masuk yang bisa disesuaikan periodenya.
  • Laporan arsip surat keluar yang bisa disesuaikan periodenya.
  • Laporan arsip dokumen yang bisa disesuaikan periodenya.
  • Laporan daftar berkas berdasarkan statusnya, apakah aktif atau inaktif.
  • Laporan arsip-arsip yang sedang dipinjam.
  • Laporan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

 

Kegunaan dan Fungsi Sistem Informasi

 

Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

  1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
  2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
  3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
  4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sisteminformasi.
  5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
  6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis darisistem informasi dan teknologi baru.
  7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaansistem.
  8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salahsatu produk atau pelayanan mereka.
  9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
  10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.

 

Kelebihan Sistem Informasi Manajemen

 

  1. Meningkatkan efisiensi operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien.
  2. Memperkenalkan inovasi dalam bisnis. Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi.
  3. Membangun sumber-sumber informasi strategis.

 

Incoming search terms:

Leave a Reply